La documentazione relativa ai singoli inquilini, di vecchia e nuova numerazione, è conservata nella sede di via Fiesolana, presso l'Ufficio utenza, e nel deposito del piano scantinato, ma può essere consultata solo dagli intestatari della pratica. Gli atti di conteggio dei canoni di affitto e di calcolo delle spese condominiali sono conservate nei medesimi ambienti dello scantinato, in attesa di aver maturato gli anni di deposito prima dello scarto.
La documentazione dell'intera serie descritta qui di seguito è esclusa dalla consultazione, ad eccezione di quelle buste a carattere generale, la cui accessibilità verrà valutata caso per caso.
Sottoserie - Bandi assegnazione:
Sotto-sottoserie - Bandi I serie, 7 buste (1965-1973);
Sotto-sottoserie - Bandi II° serie, 7 buste (1973-1975);
Sotto-sottoserie - Bandi III serie, 1 busta (1976-1983);
Sottoserie - Commissione provinciale per l'assegnazione, 12 buste (1974-1984);
Sottoserie - Commissione ristretta per l'assegnazione degli alloggi, 1 busta (1952-1965);
Sottoserie - Comitato provinciale lavoratori agricoli, 2 buste (1963-1973);
Sottoserie - Cambi e nuove assegnazioni alloggi di resulta, 8 buste (1962-1983);
Sottoserie - Commissione comunale per la mobilità, 4 buste (1971-1990);
Sottoserie - Ufficio Affitti e Inquilinato, 6 buste (1951-1991);
Sottoserie - Conteggio canoni, 2 buste (1983);
Sottoserie - Condomini, 4 buste (1977-1987);
Sottoserie - Inquilini, 1 busta (1961-1976);
Sottoserie - Ex-inquilini, 22 buste.

Ancora secondo il regolamento organico del 1971, la Sezione affitti e inquilinato era collocata nel Reparto amministrativo dell'ente. Quando le dimensioni della Sezione aumentarono, la struttura venne tripartita e l'ufficio utenza collegato alla Sezione legale e inquilini del Gestionale. Le responsabilità dell'ufficio sono descritte in una relazione conoscitiva del 19 ottobre 1978 e consistono in:
- Assegnazione alloggi, con l'espletamento delle istruttorie di tutte le domande di assegnazione e come segreteria delle Commissioni (dal 1976 l'onere della compilazione delle graduatorie e dell'assegnazione degli alloggi è passata ai singoli Comuni);
- Predisposizione di tutte le pratiche relative alla scelta e alla consegna degli alloggi, dopo aver provveduto alla compilazione dei contratti (fino al 2003 è rimasto agli Iacp, poi Ater, l'onere della stesura dei contratti, fino al momento del mutamento di ragione sociale in Spa);
- Ricevimento e rapporti con il pubblico;
- Istruttoria delle varie pratiche con assunzioni informative e di certificazioni, vedi assegnazione alloggi di risulta, cambi di alloggi, volture e intestazioni;
- Aggiornamento delle schedario generale e comunicazione delle variazioni alla Contabilità affitti;
- Costituzione dei fascicoli inerenti le domande di cessione alloggi di proprietà dell'Istituto, degli enti soppressi e del Demanio;
- Espletamento delle procedure amministrative di rilascio, nel caso di occupazioni senza titolo, di revoca e di sanatoria.