Storia archivistica
Nel Regolamento generale degli uffici e dei servizi approvato con la delibera del Consiglio di amministrazione del 5 settembre 1935, sono descritti i due reparti, amministrativo e tecnico, in cui era suddiviso il personale dell'Istituto. A capo del servizio di Segreteria e amministrazione era preposto il direttore e aveva compiti di controllo sulle principali incombenze dell'ente:
a) provvedere all'esecuzione delle deliberazioni del Consiglio e assistere come segretario alle sedute del medesimo
b) sovrintendere al regolare andamento dell'Istituto, organizzare i servizi e dirigere il personale addotto
c) preparare e presentare i bilanci preventivi e consuntivi da sottoporsi all'esame dei Sindaci e all'approvazione del Consiglio
d) controfirmare, con il presidente, gli ordini d'incasso e di pagamento
e) dirigere tutti i servizi di contabilità
f) compilare i contratti e rogare i medesimi
g) proporre al presidente i provvedimenti finanziari, d'ordine e disciplina da adottarsi.
La Sezione di Contabilità Bilancio e Patrimonio, prevista dal Regolamento organico del 1971, era preposta a svolgere le pratiche di contabilità e ragioneria, descritte nella relazione conoscitiva del 18 ottobre 1978:
economato, per l'acquisto di cancelleria, mobili e macchine da ufficio, assicurazione degli stabili, delle auto e moto;
contabilità IVA, registrazione sui libri obbligatori, stesura delle relative annotazioni trimestrali e delle denunce annuali, emissione di fatture;
cassa interna, trasferita alla sezione dal 1° febbraio 1978;
mutui, espletamento di tutte le pratiche relative alla richiesta di concessione, alla domanda di somministrazione e conseguente pagamento alle imprese appaltatrici;
contabilità generale, contabilizzazione in partita doppia di tutti i movimenti contabili dell'Istituto, redigendo la "Prima nota" e il "Libro cassa";
pagamenti e riscossioni, emissioni di mandati e reversali e di qualsiasi altro certificato di pagamento previsto dalle leggi edilizie; contabilità meccanizzata, registrazione tramite il calcolatore elettronico Philips P 359 di tutte le scritture di "Prima nota" e di "Cassa" sul libro Giornale e sulle schede contabili, redazione di bilancini di verifica in occasione delle visite del Collegio Sindacale, rapporti con la BNL ecc.;
contabilità stipendi, preparazione manuale degli stipendi ed elaborazione mediante il calcolatore elettronico, adempimenti previdenziali e assistenziali, calcolo delle indennità di liquidazione ecc.;
canoni nuovi alloggi, fino all'approvazione della legge 513/78, da quella data il compito è stato affidato al Gruppo Gestione immobili; bilancio preventivo e consuntivo.
